§ 1 Ordentliche Vorstandssitzungen

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1. Die ordentliche Vorstandssitzung findet in ungeraden Kalenderwochen jeweils mittwochs um 19:00 Uhr statt. Abweichungen sind per Beschluss möglich.
2. Die ordentliche Vorstandssitzung wird stets als fernmündliche oder virtuelle Sitzung abgehalten. Eine physische Anwesenheit ist nicht erforderlich.
3. Für die Durchführung der ordentlichen Vorstandssitzungen ist keine gesonderte Einladung an die Vorstandsmitglieder erforderlich.
4. Die Tagesordnung wird in der internen Software des Vereins laufend angepasst und ist dort für die Vorstandsmitglieder jederzeit abrufbar.
5. Einfache Mitglieder des Vereins sind berechtigt, an den ordentlichen Vorstandssitzungen in beratender Funktion teilzunehmen.
6. Am Ende jeder Sitzung findet ein nichtöffentlicher Teil statt. Für die Dauer des nichtöffentlichen Teils haben die einfachen Mitglieder die Sitzung zu verlassen. Über die Nichtöffentlichkeit wird kein gesonderter Beschluss gefasst.
7. Über die Sitzung ist ein Protokoll anzufertigen und in geeigneter Form vereinsintern zu veröffentlichen. Das Protokoll hat mindestens die Anwesenheit der Vorstandsmitglieder sowie den Wortlaut der Beschlusstexte zu enthalten. Das Protokoll wird in einer der folgenden ordentlichen Vorstandssitzungen vom Vorstand beschlossen.

§ 2 Außerordentliche Vorstandssitzungen

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1. Außerordentliche Vorstandssitzungen sind vom Vorstand unter Einhaltung der in § 8 Absatz 6 der Satzung festgelegten Ankündigungsfrist einzuberufen.
2. Bei außerordentlichen Sitzungen dürfen ausschließlich jene Beratungs- und Beschlussgegenstände behandelt werden, die in der Einberufung zur Sitzung ausdrücklich als Tagesordnungspunkte genannt wurden.

§ 3 Beschlussfassung im Umlaufverfahren (Umlaufbeschlüsse)

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1. Der Vorstand ist berechtigt, Beschlüsse im Umlaufverfahren zu fassen.
2. Das Umlaufverfahren ist insbesondere via E-Mail und/oder über Chat-Anwendungen zulässig. Die Beschlussfassung im Umlaufverfahren erfordert die Zustimmung aller Vorstandsmitglieder in Textform.
3. Die Protokollierung der im Umlaufverfahren gefassten Beschlüsse erfolgt mittels Screenshots oder einer anderen geeigneten elektronischen Form, welche die Zustimmung aller Vorstandsmitglieder nachweist.
4. Die im Umlaufverfahren gefassten Beschlüsse sind jeweils bei der nächsten ordentlichen Vorstandssitzung einmal zur Kenntnis zu nehmen und in das Protokoll dieser Sitzung aufzunehmen.

§ 4 Ressorts und Aufgabenverteilung (Innenverhältnis)

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1. Innerhalb des Vorstands werden die Zuständigkeiten (Ressorts) zur effizienten internen Geschäftsführung wie folgt festgelegt:
   1. Compliance, Buchführung, Finanzen: Jan Peter König
   2. IT-Systeme & IT-Sicherheit: Sascha Mann
   3. Interne Kommunikation: Lea von Dömming
2. Die Ressortverantwortung ermächtigt die entsprechenden Vorstandsmitglieder, im Namen des Vorstands nach innen in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich organisatorisch und geschäftsführend zu handeln, sofern die gefassten Beschlüsse und die Satzung dies erlauben.
3. Die Vertretung des Vereins nach außen gemäß § 8 Absatz 2 der Satzung bleibt von dieser internen Ressortverteilung unberührt.

§ 5 Finanzen und Kostenerstattung

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1. Entscheidungen über die Gewährung eines reduzierten Mitgliedsbeitrags gemäß § 1 Absatz 2 der Finanzordnung finden grundsätzlich nicht öffentlich statt.
2. Die Bewilligung eines reduzierten Mitgliedsbeitrags gemäß § 1 Absatz 2 der Finanzordnung wird befristet und gilt maximal bis zum Ende des auf die Entscheidung folgenden Geschäftsjahres.
3. Vorstandsmitglieder und vom Vorstand beauftragte Mitglieder haben grundsätzlich ein Recht auf Erstattung der ihnen im Rahmen ihrer Vereinstätigkeit entstehenden notwendigen und angemessenen Kosten.
4. Die Erfassung von entstandenen Kosten soll möglichst lückenlos und zeitnah erfolgen. Die Abrechnung muss den Anforderungen der Finanzordnung und der steuerlichen Vorschriften genügen.

§ 6 Inkrafttreten

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Diese Geschäftsordnung tritt am Tage nach ihrer Beschlussfassung durch den Vorstand in Kraft.

Datum der Beschlussfassung: 03. Juni 2026